Автозадача из письма Pro

Решение «Автозадача из письма Pro» позволяет ставить задачи сотрудникам путём отправки письма, без входа на портал.

Все задачи создаются с привязкой к группе. Распределение по группам происходит в соответствии с правилами, которые указываются в настройках модуля. В правилах нужно указывать набор слов и группу, к которой следует отнести задачу, в тексте которой упоминаются эти слова. Количество правил не ограничено.

Автором задачи становится хозяин группы, а исполнителем — первый по алфавиту модератор. Если группа не найдена, автором и исполнителем задачи становится "резервный пользователь", указанный в настройках модуля.

Поставить задачу с помощью модуля можно следующим образом:

1. Создаете письмо на своем корпоративном почтовом ящике. Укажите:

— получатель (корпоративный почтовый ящик сотрудника).

— также прописываете отправку копии письма на служебный почтовый ящик (ящик любого почтового сервера, который не принадлежит никому из сотрудников);

—  пользователи портала, чьи электронные почтовые адреса вы укажете в копии письма, будут поставлены соисполнителями в задаче;

— тема письма — это название задачи;

— текст письма — это текст задачи;

— при необходимости прикрепите к письму файлы, они будут вложены в созданную на портале задачу.

Если в письме присутствует текст, который нежелателен для трансляции в задаче (автоподпись, реквизиты контакта), в настройках модуля следует задать признак конца задачи, например, фразу «end of task» (желательно, чтобы фраза не содержала спецсимволов). В этом случае текст после указанной фразы в описание задачи не попадет.

2. Отправляете письмо.

3. На основе отправленного письма модуль генерирует задачу на портале. Вложенные в письмо файлы прикрепляются к задаче.

Внимание!

• Если адрес отправителя или получателя не соответствует ни одному из сотрудников, задача создана не будет!
  
• Проверьте, есть ли у вас возможность ставить задачу выбранному сотруднику через портал. Решение не поставит задачу из письма, если у вас нет прав ставить задачу данному человеку.
  
• Если на письмо будет получен ответ, он привяжется к задаче в виде комментария.
  

Это решение не только экономит массу времени, позволяя формировать задачи в пару кликов прямо из письма, но и способно существенно ускорить процесс адаптации сотрудников к работе с корпоративным порталом, ведь используется такой привычный для всех инструмент, как электронная почта.