Автозадача из письма

Решение «Автозадача из письма» позволяет ставить задачи сотрудникам путем отправки письма, без входа на портал.

Происходит это следующим образом:

1. Создаете письмо на своём корпоративном почтовом ящике. В нём указываете:

— получатель (корпоративный почтовый ящик сотрудника) — это ответственный за выполнение задачи сотрудник. Если получателей несколько, то первый будет ответственным исполнителем, а остальные — соисполнителями.

— также прописываете отправку копии письма на служебный почтовый ящик (ящик любого почтового сервера, который не принадлежит никому из сотрудников);

—  пользователи портала, чьи электронные почтовые адреса вы укажете в копии письма, будут поставлены соисполнителями в задаче;

— тема письма — это название задачи;

— текст письма — это текст задачи;

— при необходимости прикрепите к письму файлы, они будут вложены в созданную на портале задачу.

Вы, как отправитель письма, становитесь постановщиком задачи.

Если в письме присутствует текст, который нежелателен для трансляции в задаче (автоподпись, реквизиты контакта), в настройках модуля следует задать признак конца задачи, например, фразу «end of task» (желательно, чтобы фраза не содержала спецсимволов). В этом случае текст после указанной фразы в описание задачи не попадет.

2. Отправляете письмо.

3. На основе отправленного письма модуль генерирует задачу на портале, сопоставляя постановщика задачи с отправителем письма; получателей с исполнителями/соисполнителями; тему письма с названием задачи, а текст письма с текстом задачи. Вложенные в письмо файлы прикрепляются к задаче.

Внимание!

• Если адрес отправителя или получателя не соответствует ни одному из сотрудников, задача создана не будет!
  
• Проверьте, есть ли у вас возможность ставить задачу выбранному сотруднику через портал. Решение не поставит задачу из письма, если у вас нет прав ставить задачу данному человеку.
  
• Если на письмо будет получен ответ, он привяжется к задаче в виде комментария.
  

Это решение не только экономит массу времени, позволяя формировать задачи в пару кликов прямо из письма, но и способно существенно ускорить процесс адаптации сотрудников к работе с корпоративным порталом, ведь используется такой привычный для всех инструмент, как электронная почта.

Данное решение использовалось в проекте для компании Теремок. Модуль помог вовлечь сотрудников в активное использование корпоративного портала.